In den angesprochenen, geänderten Paragraphen wird nun nicht mehr nur von „Geschäftsbriefen“ gesprochen, sondern von „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“. Damit macht der Gesetzgesetzgeber klar, dass E-Mails und konventionelle postalische Schreiben in der geschäftlichen Korrespondenz grundsätzlich als gleichwertig zu betrachten sind. Somit muss in Zukunft jeder Geschäftsbrief, der auf elektronischem Wege verschickt wird, folgende Mindestinformationen enthalten:

• Name des Inhabers des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratvorsitzenden,
• die Firma und den Rechtsformzusatz,
• den Sitz des Unternehmens (Anschrift) und
• das zuständige Handelsregister sowie
• die Handelsregister-Nummer.

Nicht jede E-Mail ist auch automatisch ein Geschäftsbrief: Der Gesetzgeber nimmt beispielsweise „Mitteilungen oder Berichte“ aus, „die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden“. Ebenso keine Geschäftsbriefe sind E-Mails, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, wie bspw. Werbemailings, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen.

Betroffen sind also E-Mails und postalische Schreiben, in denen es beispielsweise um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Gutschriften oder ähnliche Transaktionen geht. Es dürfte sinnvoll sein, die mitzuteilenden Angaben in eventuell bereits bestehende E-Mail-Signaturen zu integrieren.