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Auf Unternehmen mit Bargeldbezug kommen 2020 neue Pflichten zu.

Umgang mit Kassen: Diese Pflichten gelten ab 2020

Unternehmer, die mit Bargeld umgehen und demzufolge Kassensysteme einsetzen, mussten sich in den vergangenen Jahren mit einer Vielzahl von Neuregelungen beschäftigen. Der allgemein formulierte Pflichtenkatalog lässt sich in vielen Unternehmen mit Bargeldbezug hauptsächlich auf zwei Bereiche verdichten: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse rund um den Kassiervorgang nebst sämtlicher technischer und organisatorischer Aspekte beschreibt sowie die – vom 01.01.2020 an – neue Pflicht, Belege auszugeben. Außerdem gilt nach wie vor, dass sämtliche Kassendaten unveränderbar, aber für den Prüfer auswertbar, über zehn Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen und sämtliche Vorgänge einzeln zeitnah aufzuzeichnen sind. Papierausdrucke genügen dem Finanzamt dabei nicht.

Cloud-Lösungen für Datensicherheit

Hilfestellung hinsichtlich Datensicherheit bzw. Aufbewahrungspflicht können Cloud-Lösungen wie das DATEV Kassenarchiv bieten. Als verlängerter Speicher der Registrierkasse lassen sich über diese Lösung die Daten täglich nach Geschäftsschluss automatisiert via gesicherter Verbindung aus dem System ins Hochsicherheitsrechenzentrum übertragen. Anschließend stehen sie unabänderbar sowohl dem Steuerberater über DATEV Kassenbuch online als auch auf Anfrage dem Betriebsprüfer zur Verfügung. Für Letzteren gilt: Eine Schnittstelle zur Finanzamtssoftware muss die Kassenlösung erst einmal nicht haben, auswertbar zur Verfügung stellen können müssen Unternehmer die Daten aber dennoch. Für die Verfahrensdokumentation gibt es inzwischen ein  kostenfreies Muster des Deutschen Fachverbands für Kassen-und Abrechnungssystematik e.V. (DFKA). Generell gilt, dass der Gesetzgeber selbst keine bestimmte Form der Dokumentation vorschreibt, sondern lediglich verbindliche Inhalte definiert hat, die das Muster abbildet und die an die jeweiligen Branchen angepasst werden können.

Cloud-Lösungen können dabei helfen, die Aufbewahrungspflicht von Kassendaten zu erfüllen:

DATEV Kassenarchiv

Neue Pflicht: Zwingende Belegausgabe als Bon oder digital

Während die Pflichten, eine Verfahrensdokumentation zu besitzen und rechtssicher zu archivieren, schon länger gelten, kam zum Jahreswechsel die Belegausgabepflicht hinzu. Vom Grundsatz her müssen Unternehmer jetzt an allen Kunden Belege ausgeben – unabhängig davon, was diese damit tun. Der Beleg muss nicht zwangsweise als Bon ausgedruckt werden, elektronisch ist auch möglich. Jedoch muss auch ein digitaler Beleg eigens erzeugt werden, eine bloße Sichtbarmachung am Kassendisplay reicht nicht aus. Wer als Unternehmer Belege elektronisch ausgeben will, muss darauf achten, dass diese in einem Standard-Datenformat wie JPG oder PDF erstellt sind, damit der Kunde sie auf seinem Gerät mit einer kostenlosen Standard-Software ansehen kann. Letzteres verlangt der Gesetzgeber. Entsprechende Apps gibt es bereits. Die Belege müssen die üblichen Angaben wie der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens, das Datum, die Menge und Art des Gekauften sowie der Preis und der darauf entfallende Steuerbetrag.

Grundsätze der Kassen- und Kassenbuchführung für (elektronische) Registrierkassen und offene Ladenkassen enthält das Merkblatt der Handwerkskammer für Unterfranken:

Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Technische Sicherheitseinrichtung

Hinzu kommen spezielle Angaben wie eine Transaktionsnummer, eine Seriennummer von Kasse oder Sicherheitsmodul, ein Signaturzähler und ein Prüfwert. Letztere Angaben fehlen derzeit noch, da sie mit der sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zusammenhängen. Details zu diesem Thema sind im Merkblatt zur Kassenführung der Handwerkskammer für Unterfranken zu finden.

Auch der ZDH hat eine Handreichung zu den Neuregelungen in der Kassenführung zum 01.01.2020 für Betriebsinhaber erstellt, die Handlungsempfehlungen für die Praxis enthält.